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Zimbra
Zimbra est l'outil de messagerie collaboratif utilisé par les étudiants et personnels de l'UA et les personnels ayant un autre employeur principal mais travaillant principalement dans les locaux de l’Université d’Angers.
Quels sont les navigateurs compatibles avec Zimbra ?
Internet Explorer et Opéra ne sont pas supportés mais Zimbra fonctionne très bien avec Chrome ou Firefox.
Puis-je synchroniser ma messagerie, mon agenda Zimbra avec un smartphone ?
Oui, les éléments tels que le courrier, les contacts, le calendrier peuvent être synchronisés. Pour l'ensemble des personnels et étudiants, il est possible de synchroniser séparément ces éléments.
Le protocole ActiveSync/Exchange est disponible pour les personnels mais n'est pas utilisable par les étudiants. Il permet de synchroniser en une seule manipulation les courriers, contacts et agendas, sauf les éléments partagés (dont compte fonctionnel) que vous avez acceptés. Nous vous recommandons de mettre un mot de passe sur votre mobile si vous utilisez l'ActiveSync/Exchange. Voir les tutoriels dédiés
Pour les étudiants il faut configurer l'IMAP, se référer au point "Mail - Comment paramétrer l'IMAP sur un ordinateur ou un smartphone ?" et le CalDAV.
Modes de synchronisation Zimbra/mobile et limites éventuelles :
ActiveSync/Exchange
CalDav
(Seulement Apple)
Imap
Agenda
Calendrier à la racine
Oui
Oui
Calendrier partagé à la racine
Non
Non
Sous calendrier
Oui
Non
Sous calendrier partagé
Non
Non
Calendrier externe à la racine
Oui
Oui
Sous calendrier externe
Oui
Non
Mail
Dossier de mail
Oui
Oui
Sous dossier de mail
Oui
Oui
Dossier de mail partagé
Non
Oui
ActiveSync : Impossible de visualiser les ressources partagées.
CalDav : Impossible de visualiser les sous-calendriers.
Mail - Comment paramétrer l'IMAP sur un ordinateur ou un smartphone ?
Pour configurer l'IMAP sur un ordinateur en utilisant un client lourd (par exemple : Thunderbird, Apple Mail, Outlook), procéder comme suit.
Renseigner les informations en rapport avec le courrier entrant :
- serveur IMAPS : mail.univ-angers.fr
- port 993
- Sécurité de la connexion : SSL/TLS
- Méthode d'authentification : Mot de passe normal
- Nom utilisateur : indiquer l'adresse email universitaire
Renseigner les informations en rapport avec le courrier sortant :
- serveur SMTP : smtp.univ-angers.fr
- port 587
- Sécurité de la connexion : STARTTLS
- Méthode d'authentification : Mot de passe normal
- Nom utilisateur : indiquer l'adresse email universitaire
Mail - Règle de bon usage de la messagerie : Horaire de l'envoi d'emails
Évitez les mails professionnels entre 20h et 8h et le week-end : En cas de travail le soir ou le week-end, utilisez l'envoi différé ou enregistrez votre message dans vos brouillons. Plus de conseils pour un meilleur usage de la messagerie dans le dépliant "Usage du système d'information".
Mail - Comment gérer les spams ?
Tous les messages reçus passent en amont par un anti-spam où les messages qui sont considérés comme 100% spam ou virus ne sont pas délivrés. Les autres messages sont diffusés, ils peuvent être tagués comme un spam ou publicité, l'utilisateur a la possibilité de créer un filtre pour ces messages.
Si vous avez créé les filtres et qu'un spam ou publicité arrive toujours dans votre boite de réception vous pouvez le signaler en cliquant sur le bouton "Spam".
Mail - Règles d'envoi à respecter
Depuis octobre 2024, des règles ont été mises en place pour éviter l'envoi de phishing sur notre plateforme de messagerie.
Si vous envoyez un email en ne respectant pas certaines règles (décrites ci-dessous) celui-ci sera bloqué et vous serez en incapacité d'envoyer de nouveaux emails pendant 1 heure :
- Email d'expéditeur erroné
- Plus de 50 destinataires par message
- Plus de 100 messages par tranche de 10 minutes
- Plus de 300 destinataires par tranche d'1 heure
Sur Zimbra, vous verrez apparaître ce message lors de l'envoi d'un email : Impossible d'envoyer le mail : mail.SEND_FAILURE.
Pour vos envois de masse, nous vous recommandons d'utiliser les listes de diffusions (voir Question : Mail - Comment faire un envoi massif ?).
Mail - Comment écrire en tant qu'une liste de diffusion ou alias ?
Il n'est pas possible d'écrire en tant qu'une liste de diffusion : xx@listes.univ-angers.fr ou xx@contact.univ-angers.fr, il est seulement possible d'écrire en tant que xx @ univ-angers.fr.
Pour cela il faut choisir entre les deux possibilités :
- utiliser un alias maliste @ univ-angers.fr (maliste @ univ-angers.fr) qui pointera vers maliste @ listes/contact.univ-angers.fr, dans ce cas là il sera possible d'écrire avec l'alias (maliste @ univ-angers.fr (maliste @ univ-angers.fr)). Utiliser un alias ne change pas le fonctionnement actuel (chaque reçoit les emails dans sa boite mail). Avec cette solution vous n'avez pas la main pour définir la liste des personnes autorisées à écrire en tant que l'alias, il faut faire un ticket.
- convertir votre liste de diffusion en compte fonctionnel, si le fonctionnement du compte fonctionnel vous convient. Toutes les informations sur les comptes fonctionnels sont disponibles ici.
Dans tous les cas, merci de faire un ticket et de préciser votre choix.
Mail - Comment avoir un "compte fonctionnel" ?
Un "compte fonctionnel" est une boîte aux lettres partagée : les messages sont envoyés en un seul exemplaire dans cette boîte, tous les utilisateurs autorisés accèdent et traitent ce même message.
La procédure pour avoir un "compte fonctionnel" est décrite dans le tutoriel "Compte fonctionnel".
Mail - Comment faire un envoi massif ?
Si vous souhaitez envoyer un email à beaucoup de personnes nous vous conseillons de créer une liste de diffusion. Pour cela il faut aller dans le guichet numérique puis "Listes de diffusion" dans le bloc "Communication". Il n'y a pas de quota quand on utilise les listes de diffusions (rappel des quotas à respecter hors listes de diffusion, voir Question : Mail - Règles d'envoi à respecter ou Je suis bloqué lors de l'envoi d'emails ?).
Mail - Comment diffuser une pièce jointe volumineuse ?
Nous vous recommandons d'utiliser le service "Partage de fichiers" du Guichet numérique disponible dans le bloc "Mes essentiels" pour les étudiants ou "Les plus" pour les personnels. Une fois sur le service "Partage de fichiers" il vous suffira de déposer votre pièce jointe et de copier/coller le lien qui permettra à votre interlocuteur de télécharger cette pièce jointe.
Mail - J'ai supprimé un message par erreur, puis-je le récupérer ?
Lors de la suppression d’un message, le message est stocké dans la corbeille pendant 30 jours.
Ces messages peuvent être restaurés à l’emplacement de votre choix à l’aide d’un "glisser déposer".Les messages supprimés de la corbeille sont encore récupérables pendant 30 jours (30 jours à partir de la date où on a vidé la corbeille) en effectuant un clic droit sur la corbeille et en choisissant "Restaurer les objets supprimés".
Mail - Ma corbeille est vide alors que je ne l'ai pas vidé ?
Quand vous videz une corbeille d'un onglet, ça vide toutes les autres corbeilles. Par exemple, si vous videz la corbeille des Contacts cela vide également la corbeille des Mails, Calendriers, Taches et Porte-documents.
De plus, un email est conservé 30 jours dans la corbeille après il est supprimé.Mail - Message d'absence / Hors du bureau
Pour saisir un message d'absence il faut aller dans Zimbra "Préférences" > "Hors du bureau".
Si vous avez saisit un message d'absence les personnes qui vous écrivent recevront le message automatique que vous aurez paramétré.
Si cet même personne vous écrit le lendemain il ne recevrait plus de message automatique, il faudra attendre 7 jours plus tard.
Mail - Délai de rafraîchissement des emails ?
Zimbra vérifie par défaut toutes les 5 minutes s'il y a des nouveaux mails. Cette valeur peut être modifiée dans les Préférences > Mail > Vérifier l'existence de nouveaux messages. Valeur conseillée : entre 5 et 10 minutes mais pas en dessous de 5 pour que votre travail ne soit pas interrompu trop souvent.
Mail - Quelles sont les différences entre une liste de distribution dans Zimbra et une liste de diffusion de Sympa ?
Une liste de diffusion sympa permet d'envoyer un e-mail à plusieurs personnes alors qu'une liste de distribution zimbra permet de faire un partage à un groupe de personnes (par exemple partager son agenda avec son service). Si vous faites un partage avec une liste de diffusion sympa, le partage ne fonctionnera pas.
Les listes de distribution dans zimbra sont visibles dans le menu "Contacts" puis "Listes de distribution", vous visualisez les groupes auxquels vous appartenez.
Si vous souhaitez faire un partage avec un groupe de l'annuaire et qu'il n'est pas présent dans le menu Listes de distribution vous devez faire un ticket pour que le groupe soit présent.
Mail - Pourquoi des quotas ont-ils été mis en place ? Que se passe-t-il si j'atteins mon quota ?
L'existence des quotas est justifiée par le coût de la messagerie. Vous pouvez consulter l'état de votre quota en déplaçant la souris sur votre nom, en haut à droite de l'interface Zimbra. Une barre de progression est également affichée sous votre nom, si la couleur devient rouge, nous vous remercions de "nettoyer" votre messagerie.
Une notification (e-mail) vous sera adressée si vous atteignez la zone rouge. Sur demande, une augmentation du quota est possible. Merci de créer un ticket sur le helpdesk
Attention, vous ne serez plus en mesure de recevoir de nouveaux messages si votre quota est atteint.
Mail - Comment s'abonner à un flux RSS ?
Dans l'onglet "Mail", il faut créer un nouveau dossier puis cocher "S'abonner au fil RSS/ATOM" et dans le champ URL qui apparaît coller votre lien RSS.
Mail - Comment visualiser tous les emails non lus ?
Pour visualiser tous les emails non lus dans votre messagerie zimbra, nous vous recommandons de faire une recherche que vous pourrez enregistrer. Pour cela il faut cliquer sur la loupe du champ rechercher en haut à droite puis de cliquer sur la case "est non lu" dans les filtres de base. Si vous le souhaitez vous pouvez enregistrer votre recherche, à l'aide du bouton enregistrer en haut à droite.
Mail - Comment afficher une case à cocher au niveau de chaque mail ?
Si vous souhaitez afficher une case à cocher à côté de chaque mail, il faut aller dans les préférences de zimbra dans le menu Général et cocher la case "Afficher les cases à cocher qui facilitent la sélection des objets dans les listes (exige un rafraîchissement de l'affichage)".
Mail - Comment changer la langue du correcteur orthographique ?
Si vous souhaitez activer le correcteur orthographique avant envoi d'un mail il faut activer l'option suivante : Préférence > Mail > Vérification orthographique obligatoire avant tout envoi de mail.
Si vous souhaitez changer la langue du correcteur orthographique il modifier la langue de zimbra (Préférence > Général > Langue).Agenda - Comment procéder pour partager mon agenda avec mes collaborateurs ?
Effectuez un clic droit sur votre calendrier et choisissez "Partager le calendrier" puis saisissez les courriels des collaborateurs avec lesquels vous souhaitez le partager. À noter : la plupart des éléments peuvent être partagés (dossier de messagerie, carnet d’adresses, calendrier, tâche de votre compte).
Agenda - Comment gérer les agendas pour des réservations de ressources (salle de réunion, voiture, ...) ?
Si vous souhaitez avoir un agenda concernant la réservation d'une salle de réunion ou d'une voiture, par exemple, nous vous recommandons d'utiliser des ressources zimbra. Vous devez faire cette demande par un ticket.
Nous ne vous recommandons pas de partager un calendrier au sein de votre compte personnel pour gérer une ressource.
Contact - Comment copier une adresse email d'une personne extérieur sans l'ajouter dans les contacts ?
Si vous souhaitez utiliser une adresse email d'une personne extérieur sans l'ajouter dans les contacts de zimbra il faut cliquer sur le nom de la personne (la couleur devient bleue), puis faire Ctrl + C (Copier) et ensuite vous pourrez coller l'adresse email dans un autre email.
Ce qui a changé depuis l'évolution de Zimbra du 20 mai 2020
Afin de toujours mieux répondre aux usages numériques croissants de la communauté UA et dans un souci d'efficacité 24h/24 de la maintenance, l'Université d'Angers a fait le choix de faire évoluer son outil de messagerie Zimbra pour aller vers une solution mutualisée "enseignement supérieur et recherche" et externalisée chez l'opérateur public Renater.
De petites évolutions portent sur :
Synchronisation smartphone avec ActiveSync (exchange)
Si la synchronisation ne fonctionne pas spontanément, il faut recréer votre compte en suivant les tutoriels suivants : pour iOS, pour Android.
La fonctionnalité "Envoyer en tant que"
Il n'est plus possible d'écrire en tant qu'une liste de diffusion. Deux solutions :
- faire un alias maliste @ univ-angers.fr (maliste @ univ-angers.fr) vers maliste@listes/contact.univ-angers.fr (maliste @ listes/contact.univ-angers.Fr) et il sera possible d'écrire avec l'alias (maliste @ univ-angers.fr (maliste @ univ-angers.fr)). Ce ne change pas le fonctionnement actuel (chaque reçoit les emails dans sa boite mail).
- convertir votre liste de diffusion en compte fonctionnel, si le fonctionnement du compte fonctionnel vous convient. Toutes les informations sur les comptes fonctionnels sont disponibles ici.
Dans tous les cas, merci de faire un ticket et de préciser votre choix.
Les personnes ayant des comptes fonctionnels (ex. communication @ univ-angers.fr (communication @ univ-angers.fr)) doivent faire des modifications sur leur compte Zimbra afin de pouvoir envoyer un mail "en tant que". Les différentes étapes sont décrites ici.
Client lourd (imap/smtp)
Si vous êtes un personnel/enseignant : Si vous avez configuré votre messagerie sur un client lourd ou sur un téléphone en imap ou smtp, vous devez modifier le login qui est renseigné par votre adresse mail complète. Il vous redemandera de saisir votre mot de passe une seule fois.
Si vous êtes un étudiant : Vous n'avez aucun changement à faire (vous renseignez déjà votre adresse email).
La corbeille
Elle sera vidée de façon automatique (à partir de la mise à la corbeille un mail est conservé dans celle-ci 30 jours puis supprimé complètement. Il ne faudra donc pas archiver/conserver des emails dans la corbeille).
La saisie de votre message d'absence
Elle se fait directement depuis Zimbra.
Le porte-documents
Seule la dernière version de chaque document a été récupérée. A noter : Les dates de ces documents ont été réinitialisées à la date du jour de la migration.
Les recherches enregistrées
Les recherches enregistrées ont toutes été replacées dans la partie "Recherche" de l’arborescence de gauche.
Assistance
Sélectionnez sur le guichet numérique l'onglet "Assistance numérique".
