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Guide pratique des associations

De nombreuses questions se posent dans la vie d'une association. Que ce soit lié à son fonctionnement quotidien, administratif, financier, ou bien à l'organisation d'une manifestation, les problématiques sont nombreuses.

Heureusement, plusieurs organismes proposent des fiches pratiques et des guides pour accompagner les associations dans ces situations variées.

  • La ligue de l'enseignement propose un guide complet en ligne pour accompagner le quotidien des associations dans leur créations et gestion.
  • La section locale des Pays de la Loire de la ligue de l'enseignement propose aussi des fiches pratiques nombreuses et complètes.

Cas particulier, les associations étudiantes de l'UA

  • Etre reconnue comme association étudiante de l'UA

    Ca veut dire quoi ? A quoi ça sert ? Comment faire ?

    Toutes les infos ici

  • Communication, logo de l'UA, comment faire une affiche et la diffuser sur les campus ?

    Lorsque vous faites la communication de projets soutenus par l'UA, ou ayant lieu sur le domaine universitaire, le logo de l'université doit apparaitre sur vos supports de communications. Généralement, les logos sont situés en bas à droit sur les affiches.

    Vous pouvez retrouver le logo de l'UA sous différents formats ici.

    De plus, si votre projet à été subventionné à l'aide d'une demande FSDIE, vous devez impérativement y faire apparaitre un logo CVEC ou "financé par la CVEC"  (situé dans le "kit de communication").

    Pour mettre vos affiches sur le campus, cantonnez vous aux espaces d'affichages dédiés. Si vous souhaitez mettre des affiches en dehors de ces espaces vous devez en faire la demande à la composante ou au service dans lequel vous souhaiter afficher votre communication. N'oubliez pas de venir enlever vos affiches une fois l'évènement passé.

  • Faire un budget prévisionnel

    Que ce soit pour votre propre organisation ou lorsque vous effectuerez une demande de subvention, il est essentiel de prévoir le budget que utiliserez dans vos projets.

    Ce budget prévisionnel doit être "à l'équilibre". C'est à dire que les dépenses prévues doivent être équivalentes aux recettes investies (trésorerie propre, subvention, coût d'entrée...).

    Pour vous aider, vous pouvez retrouver ici un modèle de tableau qu'il vous suffira de remplir avec vos postes de dépenses et recettes.

  • Faire une demande de subvention à l'UA

    Différents types de subventions peuvent être demandées à l'UA par votre association en fonction de vos projets. Ces subvention peuvent (parfois) se cumuler, donc n'hésitez pas à les demander aux différents interlocuteurs De plus, pensez aussi à demander des subventions en dehors de l'UA en fonction de l'envergure de votre projet (ville d'Angers, CROUS, département, région, appels à projets...)

    FSDIE

    Le Fonds de solidarité et de développement des initiatives étudiantes sert, entre autres, à soutenir la réalisation de projets étudiants, à caractère associatif ou individuel, sous la forme de subventions attribuées par l’Université d'Angers.

    Vous retrouverez toutes les informations sur les conditions d'attribution de subvention FSDIE et les hauteurs de financements sur la page dédiée.

    Composantes

    Pensez à demander à votre composante si elle peut vous aider à subventionner votre projet. Privilégiez les évènements participant au rayonnement de l'UFR, à la cohésion entre les étudiants de votre formation, ou les projets solidaires.

    Autre (projets particulier)

    Certains projets d'établissement peuvent aussi financer des projets étudiants. Restez à l'affut de la vie de l'établissement : 50 ans de l'UA, mission égalité, fondation UA...

    Matériel

    Barnums, tables, chaises... n'hésitez pas à contacter le pole vie associative ou votre composante si vous avez besoin de matériel pour un évènement ayant lieu sur le domaine universitaire. Du matériel peut être prêté aux associations (selon disponibilité).

  • Etablir un bilan

    Pensez à faire un bilan après chacune de vos actions ou projets. Même rapide, cela vous servira plus tard.

    Pourquoi ?

    Pour vos futurs projets et les futures générations de votre association, cela leur sera utile de savoir comment leurs ainés ont menés des projets, d'avoir des conseils, remarques, erreurs à ne pas reproduire...

    Pour vos demandes de subventions. Un bilan est demandé après chaque subvention accordée par l'UA. Si vous pouvez montrer au jury que c'est quelque chose que vous maitrisez et avez l'habitude de faire il sera plus enclin à vous aider.

    Comment ?

    • Bilan financier

    Partez de votre budget prévisionnel et recensez toutes les modifications. Identifiez les coût réduits et ceux qui ont augmentés, les postes de dépenses imprévus, faites de même pour les recettes. N'oubliez pas de garder toutes les factures et tickets de caisses qui peuvent vous être demandées pour justifier les subventions.

    • Bilan moral

    Écrivez les différentes étapes du projets : en amont, pendant le déroulé, les répercussions après coup (difficultés avec les prestataires, parutions dans la presse, augmentation du nombre d'adhérents...). N'oubliez pas de prendre des photos (décoration, aménagement de salle...). Notez les contacts de vos partenaires, ils pourront être utiles pour de projets projets.

     

    Vous pouvez trouver un modèle de document bilan sur la page de subvention FSDIE, où un bilan moral et financier est demandé après chaque projet subventionné.

Infos COVID

Les associations étudiantes de l’UA ont un rôle à jouer dans la prévention contre la circulation du virus COVID 19 et le Pôle "Vie Associative & Initiatives Étudiantes" de l'Université d'Angers est présent pour les accompagner et maintenir au maximum l'activité des ses associations. Le contexte sanitaire est encore incertain et nous demande d'être prévoyant.e.s et de nous adapter constamment, néanmoins, l'UA encourage les associations étudiantes à poursuivre la réalisation de leurs projets sur les Campus et au-delà, afin de sauvegarder la dynamique associative si importante pour la Vie des Campus.

Les recommandations de l'UA pour l'organisation de vos projets/évènements : 

  •  Contacter le Pôle "Vie associative & Initiatives Étudiantes" qui peut vous conseiller, vous accompagner dans votre projet. Contact : vieassociative @ univ-angers.fr
  •  Informer la direction de votre composante de rattachement et/ou celle où doit se passer l’événement, l’animation (même s’il s’agit d’un simple stand)
  •  Prévoir/anticiper en cas d'annulation de votre projet : se renseigner sur les clauses d'annulation des prestataires, prévoir suffisamment de trésorerie en cas de dépenses engagées non remboursées, se tenir informé sur les consignes sanitaires en France et à l'étranger.
  •  Se renseigner auprès de votre assurance en cas de rapatriement (dans le cas d'un voyage à l'étranger)
  •  S'autotester autant que possible (avant, pendant et après)
  •  Maintenir les gestes barrières autant que possible

Dernières actualités COVID 19 : 

  •  Depuis le 14 mars 2022 : Possibilité d'organiser à nouveau des évènements festifs (levée de la restriction), n'oubliez pas de déclarer votre évènement !
    Conformément aux recommandations sanitaires générales publiées par le ministère de la santé et des solidarités, le port du masque n'est plus obligatoire, en intérieur comme en extérieur, sauf dans les transports collectifs de voyageurs et les établissements de santé. Cependant, les étudiants qui le souhaitent peuvent continuer de porter le masque.
    Si les règles de distanciation sociale ne sont plus impératives, il n'en demeure pas moins que les règles d'hygiène comme le lavage des mains, le nettoyage des surfaces et l'aération des locaux doivent toujours être appliquées.
    Plus d'informations ici

Infos pratiques

Pôle "Vie Associative et Initiatives Étudiantes"
vieassociative @ univ-angers.fr
La parenthèse, 3bvd Lavoisier - Campus Belle-beille

Amandine GIRARD : Responsable
amandine.girard@univ-angers.fr (Amandine.girard @ univ-angers.fr)

 

Nathan DAVODEAU : Chargé de projets
nathan.davodeau@univ-angers.fr (Amandine.girard @ univ-angers.fr)

 

Retrouvez la liste des référents vie de campus du vos composantes ici

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