Evolution de la messagerie Zimbra pour une meilleure fiabilité

Afin de toujours mieux répondre aux usages numériques croissants de la communauté UA et dans un souci d'efficacité 24h/24 de la maintenance, l'Université d'Angers a fait le choix de faire évoluer son outil de messagerie Zimbra pour aller vers une solution mutualisée "enseignement supérieur et recherche" et externalisée chez l'opérateur public Renater. Ce changement s'opérera le week-end du 20 au 24 mai (Pont de l'Ascension). Le service de messagerie sera alors indisponible.

Qu'est-ce qui change ?

Globalement, pour l'usager, il n'y a pas de gros changement. C'est toujours le même outil.

"Toutes les fonctionnalités que vous utilisiez fréquemment y sont présentes" assure Pierre Saulue, directeur du développement du numérique à l'UA.

Seule l'apparence graphique générale sera légèrement différente (thème) et la palette de couleur ne sera plus personnalisée avec les couleurs de la marque UA.

De petites évolutions portent sur :

• Synchronisation smartphone avec ActiveSync (exchange)

Si la synchronisation ne fonctionne pas spontanément, il faut recréer votre compte en suivant les tutoriels suivants : pour iOS, pour Android.

• La fonctionnalité "Envoyer en tant que"
  
  Il n'est plus possible d'écrire en tant qu'une liste de diffusion. Deux solutions : 

1. Soit faire un alias maliste @ univ-angers.fr (maliste @ univ-angers.fr) vers maliste@listes/contact.univ-angers.fr (maliste @ listes/contact.univ-angers.Fr) et il sera possible d'écrire avec l'alias (maliste @ univ-angers.fr (maliste @ univ-angers.fr)). Ce ne change pas le fonctionnement actuel (chaque reçoit les emails dans sa boite mail).
2. Ou soit convertir votre liste de diffusion en compte fonctionnel, si le fonctionnement du compte fonctionnel vous convient. Toutes les informations sur les comptes fonctionnels sont disponibles ici.

Dans tous les cas, merci de faire un ticket et de préciser votre choix.

Pour les personnes ayant des comptes fonctionnels (ex. communication @ univ-angers.fr (communication @ univ-angers.fr))  devront faire des modifications sur leur compte Zimbra afin de pouvoir envoyer un mail "en tant que". Les différentes étapes sont décrites ici. 

• Client lourd (imap/smtp)

Si vous êtes un personnel/enseignant  : Si vous avez configuré votre messagerie sur un client lourd ou sur un téléphone en imap ou smtp, vous devrez modifier le login qui est renseigné par votre adresse mail complète. Il vous redemandera de saisir votre mot de passe une seule fois.

Si vous êtes un étudiant : Vous n'avez aucun changement à faire (vous renseignez déjà votre adresse email)

• La corbeille 
  Elle sera vidée de façon automatique (à partir de la mise à la corbeille un mail est conservé dans celle-ci 30 jours puis supprimé complètement. Il ne faudra donc pas archiver/conserver des emails dans la corbeille).
  
  
• La saisie de votre message d'absence
  Il se fera directement depuis Zimbra.
  
  
• Le porte-documents
  Seule la dernière version de chaque document sera récupérée.
  A noter : Les dates de ces documents seront réinitialisées à la date du jour de la migration.

• Les recherches enregistrées 

Les recherches enregistrées seront toutes replacées dans la partie "Recherche" de l’arborescence de gauche.

• Auto-complétion

La priorité de l'auto-complétion, quand vous saisissez une adresse email, sera remise à zéro.

Calendrier ?

Afin de tester le dispositif, la direction du numérique a été pilote. Les boîtes mails des personnels concernés ont été migrées le jeudi 7 mai 2020.

A noter : entre le 7 mai et la bascule des autres comptes
Si vous aviez des partages avec des personnes de la DDN, ils ne seront plus opérationnels. Ils apparaîtront rayés dans Zimbra. Il ne faudra surtout pas les supprimer pour autant !
Si vous cliquez sur un partage rayé, un message propose de supprimer le partage, ce qu'il ne faut pas faire car il sera possible de récupérer ces partages ultérieurement, à partir du lundi 25 mai, très simplement.
De même, pour l'organisation de réunions incluant des membres de la DDN, la disponibilité de ces derniers ne sera plus visible lors de la planification de la réunion dans Zimbra.
Il n'y aura par contre aucun changement pour échanger des mails avec la DDN.

L'opération aura lieu du mercredi 20 mai 2020 à 20h jusqu'au lundi 25 mai 2020 à 8h00.
Il y aura une coupure du service pendant cette période, aussi bien le webmail que depuis vos téléphones (ActiveSync, imap), aucun email ne sera perdu, y compris ceux dont vous seriez destinataire pendant cette coupure. Pendant cette période, les filtres seront désactivés.

L'accès à Zimbra ne change pas. Pour ceux qui ont configuré Zimbra depuis un téléphone en ActiveSync/Exchange la configuration ne change pas.

Une question ?

Merci de privilégier le ticket pour toute question ou signaler un problème. Sélectionner sur le guichet numérique l'onglet "Assistance numérique".